Manajemen & Organisasi serta Tujuan & Fungsi Koperasi

Manajemen Koperasi  

Ilmu Manajemen adalah suatu ilmu yang mempelajari bagaimana cara mencapai tujuan dengan efektif dan efisien dengan menggunakan bantuan / melalui orang lain.Yang dimaksud orang lain disini mempunyai arti yang sangat luas, karena dapat berupa bantuan dalam ujud pikiran, tenaga dan dapat pula intuisinya.

Menurut G. Terry, mendefinisikan bahwa :
“Manajemen adalah suatu proses tertentu yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan penggunaan suatu ilmu dan seni yang bersama-sama menyelesaikan tugas untuk mencapai tujuan”.

PENGERTIAN KOPERASI

Menurut UU No. 25/1992, Koperasi didefinisikan sebagai:
“Badan usaha yang beranggotakan orang seorang, atau Badan Hukum Koperasi, dengan melandaskan kegiatannya berdasarkan prinsip-prinsip Koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasarkan azas kekeluargaan”.

 Manajemen Koperasi dapat diartikan sebagai suatu proses untuk mencapai tujuan melalui usaha bersama berdasarkan azas kekeluargaan.

Untuk mencapai tujuan Koperasi, perlu diperhatikan adanya sistim Manajemen yang baik, agar tujuannya berhasil, yaitu dengan diterapkannya fungsi-fungsi Manajemen.

Fungsi-fungsi Manajemen

a. Planning (Perencanaan)

b. Organizing (Pengorganisasian)

c. Actuating (Penggerakan untuk bekerja)

d. Controlling (Pengawasan/Pengendalian)

PEMBAHASAN
A. PERENCANAAN (PLANNING)
Pengertian dan Arti penting

“Perencanaan” adalah menetapkan suatu cara untuk bertindak sebelum tindakan itu sendiri dilaksanakan.

Dengan kata lain bahwa dalam perencanaan hendaknya orang harus berfikir dahulu tentang apa yang akan dilakukan, bagaimana cara melakukannya serta tanggung jawab terhadap kegiatan tersebut. Oleh karena itu perencanaan sangat penting bagi organisasi dalam rangka mencapai tujuannya.

Syarat – Syarat Perencanaan yang baik
a) Berdasarkan pada alternative

Agar dapat menetapkan perencanaan yang baik maka sebelumnya agar disusun berbagai alternative, misalnya untung dan rugi kelebihan dan kekurangannya, kendala dan dukungannya, sehingga dapat menentukan perencanaan yang paling baik.

b) Harus realistis

Bila perencanaan tidak realistis, mungkin baik diatas kertas saja akan tetapi tidak dapat dilaksanakan dalam prakteknya.

Misalnya : keterbatasan dalam teknologi, keterbatasan sumber dana, tenaga kerja, dsb.

c) Harus ekonomis
Disamping keterbatasan diatas, juga harus mempertimbangkan tingkat ekonomis dalam suatu rencana. Hindarkan faktor pemborosan, biaya, waktu, tempat, dsb.

d) Harus luwes (fleksibel)

Dalam hal ini perencanaan harus fleksibel, artinya setiap saat dapat dievaluir sesuai dengan perkembangan organisasi, situasi dan kondisi pada waktu tersebut. Pada dasarnya perencanaan itu disusun berdasarkan hasil penelitian sebelumnya, namun dalam prakteknya sering terjadi berbagai penyimpangan yang tidak dapat dihindarkan.

e) Didasari partisipasi

Dalam pembuatan perencanaan hendaknya dapat diikutkan berbagai pihak untuk memperoleh masukan (input) agar lebih sempurna. Dengan adanya partisipasi, perusahaan akan memperoleh manfaat ganda, karena disamping rencana menjadi lebih baik, juga dapat menambah semangat kerja para karyawan

Manfaat Perencanaan bagi Organisasi

a) Sebagai alat pengawasan dan pengendalian kegiatan

b) Untuk memilih dan menetapkan skala prioritas

c) Untuk mengarahkan dan menuntun pelaksanaan kegiatan

d) Untuk mengurangi dan menghadapi ketidakpastian (uncertainly)

e) Mendorong tercapainya tujuan, misalnya kesejahteraan anggota, memperluas usaha dsb

Untuk Perencanaan bagi Organisasi

a) Falsafah                     f) Program

b) Kebijakan                  g) Aturan

c) Tujuan                        h) Jadwal

d) Strategi                       i) Anggaran

e) Prosedur                    j) Taktik, dll

Tahap-tahap Penyusunan Perencanaan

a) Menetapkan dan merumuskan tujuan

b) Melakukan analisis kesempatan/swot

c) Melakukan analisis sumber daya

d) Identifikasi dan Pengembangan alternative

e) Implementasi strategi

f) Pelaksanaan keputusan

Perencanaan Strategis (Strategic Planning)

Perencanaan strategis adalah suatu proses perencanaan jangka panjang yang disusun untuk mencapai tujuan Organisasi.

a)   Sifat-sifat Perencanaan Strategis :

      (1) Menyangkut kurun waktu yang panjang/lama

      (2) Menyangkut persoalan yang mendasar

      (3) Memberikan kerangka dasar dalam pengambilan keputusan

      (4) Sebagai alat pemersatu dalam pengambilan keputusan

      (5) Umumnya digunakan oleh Manajer puncak

b)   Faktor-faktor yang mempengaruhi pentingnya perencanaan strategis

      (1) Adanya peningkatan dan perubahan teknologi;

      (2) Semakin rumit dan kompleks tugas manajerial

      (3) Makin panjang waktu dan dampak dimasa depatn,

      (4) Makin rumitnya lingkungan luar


B. PENGORGANISASIAN (ORGANIZING)
Pengertian Organisasi

“Organisasi adalah sekelompok manusia yang bekerjasama, dimana kerjasama tersebut dicanangkan dalam bentuk struktur organisasi atau gambaran skematis tentang hubungan kerja dalam rangka mencapai tujuan tertentu”

DWIGHT WALDO, mendefinisikan bahwa:

“Organisasi adalah struktur hubungan antar manusia berdasarkan wewenang dan kelanggengan dalam sebuah system administrasi”

Azas-azas Organisasi

Azas-azas organisasi adalah merupakan pedoman yang sejauh mungkin hendaknya dilaksanakan agar diperoleh struktur organisasi yang baik dan aktivitas organisasi dapat berjalan lancar

Adapun urutannya adalah :

1.   Perumusan tujuan jelas ;

Rumusan tujuan yang jelas untuk memudahkan penetapan haluan organisasi, pemilihan bentuk, pembentukan struktur, kebutuhan pejabat, kecakapan daya kreasi dari para anggota organisasi.

Gregor, mengatakan :

Tujuan yang jelas adalah yang efektif menambah semangat semua anggota untuk bekerja kearah tujuan yang sama

2.   Pembagian Tugas;

Azas ini dapat diartikan sebagai :

a)   Perincian serta pengelompokan aktivitas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain dalam satuan organisasi.

b)   Perincian serta pengelompokan yang erat hubungannya satu dengan yang lain, untuk dilakukan oleh pejabat tertentu

3.   Koordinasi

Koordinasi adalah suatu azas yang menyatakan bahwa dalam suatu organisasi haru ada keselarasan aktivitas diantara satuan-satuan organisasi.

Adapun manfaat koordinasi adalah :

a)   Menghindarkan konflik

b)   Menghindarkan rebutan fasilitas

c)   Menghindarkan pekerjaan yang tumpang tindih

d)   Menjamin kesatuan sikap

e)   Menjamin kesatuan pelaksanaan, dll

Koordinasi dapat dilakukan dengan cara :

a)   Pertemuan informal

b)   Pertemuan resmi

c)   Mengangkat koordinasi

d)   Menggunakan buku pedoman, dsb

4.   Pelimpahan wewenang

Wewenang adalah hak seseorang pejabat untuk mengambil tindakan yang diperlukan agar tugas dan tanggung jawab dapat dilaksanakan dengan baik. Sedangkan pelimpahan adalah penyerahan.

5.   Rentangan Kontrol (Rentang kendali);

Rentangan control adalah jumlah terbanyak bawahan langsung yang dapat dipimpin dengan baik oleh seorang atasan.

Sedangkan bawahan langsung adalah merupakan sejumlah pejabat yang langsung dibawah seorang atasan.

Yang perlu diperhatikan dalam rentang kendali adalah : Bahwa seseorang atasan tidak mungkin dapat memimpin bawahan sebanyak-banyaknya, karena kemampuan seseorang itu terbatas. Makin banyak bawahan, beban pimpinan makin berat, sehingga harus diperhatikan tidak hanya orang-orangnya saja tetapi hubungannya.

6.   Jenjang organisasi :

Jenjang organisasi adalah tingkat-tingkat satuan organisasi yang didalamnya terdapat pejabat, tugas serta wewenang tertentu menurut kedudukannya dari atas sampai bawah dalam suatu fungsi.

Inti jenjang organisasi menurut CAROLL L. SHARTLE, adalah “perbedaan antara peranan atasan dan bawahan”

7.   Kesatuan Perintah :

Kesatuan perintah berarti bahwa tiap-tiap pejabat dalam organisasi hendaknya hanya dapat diperintah dan bertanggungjawab kepada seorang atasan tertentu.

8.  Fleksibilitas :

Struktur organisasi harus sudah dirubah untuk disesuaikan dengan perubahan-perubahan yang terjadi tanpa mengurangi kelancaran aktivitas yang sedang berjalan.

C.   ACTUATING (PENGGERAKAN UNTUK BEKERJA)

Koperasi hakekatnya dibangun untuk memberdayakan masyarakat dari kesulitan, kekurangan, kelemahan dan kemiskinan. Misi ini sangat erat kaitannya dengan pola pengaturan kelembagaan dari masyarakat itu (komunitas anggota koperasi) sendiri membangun kesejahteraan secara bersama-sama (goal).

Kemanfaatan bagi anggota dari Usaha Koperasi

Keuntungan Ekonomis :

- Peningkatan skala usaha (menjual dan membeli)

- Pemasaran (menampung hasil produksi)

- Pengadaan barang dan jasa (menyediakan untuk anggota)

- Fasilitas kredit (memberi kemudahan kepada anggota)

- Pembagian SHU (berdasar transaksi dan partisipasi anggota)

Keuntungan Sosial :

- Keuntungan kelompok (kepentigan banyak orang)

- Pendidikan dan pelatihan (meningkatkan pengetahuan, kesadaran  dan keterampilan) dan Kaderisasi yang berkesinambungan.

- Program sosial lainnya (kesetiakawanan antar anggota) 

Sesuai dengan pengertian dan jatidiri serta nilai-nilai koperasi tersebut diatas maka keberhasilan koperasi dalam melaksanakan perannya antara lain ditujukan  :

1. membangun dan meningkatkan peran dan partisipasi anggota.

Anggota Koperasi sebagai modal utama dari koperasi, maju atau mundurnya kinerja koperasi akan ditentukan oleh peran aktif anggota baik sebagai pemodal (pemilik), nasabah (konsumen)  serta sebagai penerima manfaat.

2. membangun kemampuan Pengelola dan kaderisasi.

Pengelola atau pengurus koperasi  (termasuk juga jajaran struktural dibawahnya) harus memiliki kemampuan kepemimpinan, kewirausahaan, professional  serta terutama memiliki kejujuran. Pengurus dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya mampu menghasilkan pelayanan yang dapat memberikan manfaat kepada anggotanya.
 
3. memiliki kesehatan keuangan.

Keberhasilan dan kegagalan koperasi dapat dilihat sehat atau tidaknya keuangan koperasi, tingkat kesehatan keuangan koperasi mencerminkan juga kesehatan usaha, organisasi, manajemen serta sehatnya kualitas pelayanannya kepada anggota.

4. membangun kemitraan antar koperasi dan kemitraan koperasi dengan pihak badan Usaha lain.

Menghadapi  trend bisnis  (era pasar bebas) dan kemajuan teknologi yang semakin pesat, koperasi sejak dini sudah harus melakukan penyesuaian dan antisipasi pengembangan usahanya dengan melakukan kerjasama  antar koperasi untuk memiliki bargening position dengan mengutamakan kekuatan pasar (captive market) anggotanya.

D. PENGAWASAN (CONTROLLING)
1)  Pengertian dan arti pentingnya;

“Pengawasan adalah merupakan tindakan atas proses kegiatan untuk mengetahui hasil pelaksanaan, kesalahan, kegagalan, kemudian dilakukan perbaikan dan mencegah terulangnya kembali kesalahan tersebut”.

2)  Fungsi Pengawasan;

Melihat dari sasaran pengawasan, maka fungsi pengawasan adalah :

1. Mencegah terjadinya berbagai penyimpangan atau kesalahan.

2. Memperbaiki berbagai penyimpangan atau kesalahan yang terjadi;

3. Untuk mendinamisir organisasi/koperasi serta segenap kegiatan manajemen lainnya;

4. Untuk mempertebal rasa tanggung jawab;

3)  Prinsip-prinsip Dasar Pengawasan ;

1. Adanya perencanaan tertentu dalam Pengawasan;

2. Adanya pemberian instruksi/perintah dan wewenang;

3. Dapat merefleksikan berbagai sifat dan kebutuhan dari berbagai kegiatan yang diawasi;

4. Pengawasan harus bersifat fleksibel;

5. Dapat merefleksikan pola organisasi

4)  Macam-macam Pengawasan;

Pengawasan dapat dibedakan dari berbagai sudut pandang :
1. Dari subyek yang mengawasi

2. Dari sudut obyek yang diawasi

5)  Waktu Pengawasan :

1. Pengawasan preventif, dilakukan sebelum terjadinya penyimpangan

2. Pengawasan represif, dilakukan setelah terjadinya penyimpangan

6)  Sifat Pengawasan :

1. Inspektif, yaitu melakukan pemeriksaan setempat (on the spot), untuk mengetahui sendiri keadaan yang sebenarnya

2. Komporatif, yaitu membandingkan antara hasil dengan rencana yang ada.

3. Verifikatif, yaitu pemeriksaan yang dilakukan oleh staf, terutama pada bidang keuangan dan atau material.

4. Investigatif, yaitu melakukan penyelidikan untuk mengetahui terjadinya penyelewengan yang tersembunyi.

7)  Prosedur Pengawasan :

Langkah-langkah yang ditempuh meliputi :

1. Menetapkan rencana pengawasan;

2. Melaksanakan pengawasan;

3. Melakukan penilaian/evaluasi

8)  Teknik-teknik Pengawasan :

Agar dapat melakukan pengawasan efektif dan efisien, perlu teknik pengawasan sebagai berikut :

1. Pengawasan yang menitik beratkan pada hal-hal yang menyolok (control by exeption)

2. Pengawasan yang menitik beratkan pada pengeluaran

3. Pengawasan yang menitik beratkan pada orang-orang yang dipercaya (control through key person)

4. Pengawasan dengan menjalankan suatu rangkaian pemeriksaan/verifikasi/audit secara sistematis (control through audits)

TUJUAN DAN FUNGSI KOPERASI

Fungsi Koperasi

Fungsi koperasi dalam kehidupan ekonomi dan social adalah :
1. Fungsi sosial yaitu mengatur cara-cara manuia hidup
2. Fungsi eonomi yaitu mengatur manuasi demi kelangsungan hidupnya
3. Fubgsi etika yaitu cara perilaku dan meyakini keprcayaan mereka.

Bentuk kerjasama di Indonesia sujak sejak lama ada, menurut Notoatmojo gotongroyong asli dimululai sejak tahun 2000 S.M. koperasi, gotong royong dan tolong menolong sama-sama mengandung unsur kerjasama, tetapi mempunyai unsure dasar yang berbeda. Gotong royong dan tolong menolong mengandung unsure “keterpaksaan” yang bermakna disiplin dan solidaritas. Sanksi sosial akan ada jika ada anggota masyarakat yang tidak pernah ikut dalam gotong royong. Demikian juga dengan tolong menolong, dimana sifat ketidakrelaan ini lebih kuat lagi karena tanpa menolong orang lain, seseorang akan rugi sendiri apabila tak ada yang bersedia menolongnya di saat ia memerlukannya.

Tujuan Koperasi

Dalam UU No.25/1992 tentang Perkoperasian pasal 3 disebutkan bahwa, koperasi bertujuan memajukan kesejahteraan anggotanya pada khususnya dan pada masyarakat pada umumnya, serta ikut membangun tatanan perekonomian nasional, dalam rangka mewujudkan masyarakat yang maju, adil dan makmur berdasarkan Pancasila dan UUD 1945. 

Fungsi koperasi berdasarkan UU No.25/1992 :

1). Membangun dan mengmbangkan potensi dan kemampuan ekonomi anggotanya pada khususnya dan pada msyarakat pada umumnya untuk meningkatkan kesejahteraan ekonomi dan sosialnya. 
2). Berperan aktif dalam upaya mempertinggi kualitas dalam upaya mempertinggi kualitas kehidupan manusia dan masyarakat.
3). Memperkokoh perekonomian rakyat sebagai dasar kekuatan dan ketahanan perekonomian nasional dengan koperasi sebagai sokogurunya.
4). Bersusaha untuk mewujudkan dan mengembangkan perekonomian nasinaol yang merupakan usaha bersama yang berdasar asas kekeluargaan dan demokrasi ekonomi.




Sumber @google